Referat: 19.05.2021

1. Valg af ordstyrer: Christine

2. Godkendelse af dagsorden: tjek

3. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 15.04.2021: tjek

4. Information fra formanden:

o Vurdering af haver er i gang.

o Der er klaget til Brdr. Møller over udlægningen af perler og at de ikke

har fjernet de store sten.

o Drænene er blevet renset 4 gange i år, hvor vi normalt gør det 2 gange

på en sæson. Brdr. Møller har gravet i flere dræn, men vi kan ikke

bevise det. Dan har også kontaktet Henning Skaarup, for at han kan

hjælpe med kommunikationen til Brdr. Møller, da Brdr. Møller i

perioder ikke svarer Dan. Dan arbejder videre med dette.

o Send besked til havelejerne: er der nogle, der har problemer med dræn

efter Brdr. Møller er blevet færdige? Vi vil gerne have et overblik over

det.

5. Kontakt på mail:

o Tilbud om opstilling af pakkeboks (bilag 1): Christine skriver og får

afklaring omkring, hvorvidt det er helt gratis for os og hvordan, man

kan komme ud af det igen, hvis vi vil af med den igen. Har vi den strøm

på p-pladsen, som det kræver og betaler de også for strømmen? Der

kan komme flere udefra og hente pakker, men til gengæld kan vi få

færre leveringsbiler i haverne. Hvis det er gratis for os, kan de evt. stille

det som et forslag til generalforsamling.

o Æblefald: vi har nogle i haveforeningen, der gerne vil lave cider. Jeg

skriver tak for tilbuddet og jeg vil formidle det i en nyhedsmail, når vi

nærmer os æblesæson.

 Vi har vedtaget, at vi køber en æblemostmaskine til

haveforeningen. Vi vil gerne have et fast socialt event - æblemost

dag.

6. Generalforsamling (bilag 2)

o Det er fortsat svært at overholde restriktionerne efter de retningslinjer,

som de skriver. Vi venter og kigger efter sommerferien, om det er

realistisk at afholde generalforsamling der. Man kan vedtage, at man

kan lave en online generalforsamling, men man skal holde en

generalforsamling for at vedtage det.

7. Venteliste

o En skrev, at reminder om betaling for fortsat at stå på venteliste røg i

spam, så hun nåede ikke at betale. Hun kan ikke beholde sin plads, men

kan få lov til at komme bag på listen for en 50’er.

o Der er mange aktive medlemmer på ventelisten, så Christine får rigtig

mange mails, når der bliver lagt haver til salg. Christine laver et nyt

setup, hvor der til en start bliver skrevet til de første 70 på listen, så der

ikke modtages så mange mails til ventelisten.

8. Haverne/dræn/brønde:

o Se ”formandens beretning”

9. Opfølgning af punkter:

o Nedgravede skraldespande: Flemming har prøvet at komme i kontakt

til Århus kommune, har ringet og skrevet mail til ham, der skal komme

og kigge på placeringen. Flemming prøver at ringe igen.

o Bump på foreningens veje:

 Vi skal tale med Lars Henriksen, så vi måske kan bruge flækkede

træstammer, der skal monteres med bøjler.

 Vi skal informere kommunen, før vi lægger bump.

 Vi skal sætte skilte op om bump, så hæfter vi ikke for det, hvis

der er nogle, der laver skader på bilerne på dem.

 Vi skal ikke lægge dem, før reetableringen er færdig på

fællesarealerne. Det bliver noget rod, hvis vi begynder at grave

bump ned, før vi er tilfredse med Brdr. Møllers arbejde.

 Vi skal også tale med trillegården om, hvor de har fået bump fra

og hvad det kostede.

10. Økonomi (herunder restance):

o Indestående 725.000 inkl. kloak (ca. 90.000kr for meget indbetalt). Alle

havelejere er gået ned fra 350kr månedligt til 260kr månedligt.

o René har haft problemer med regnskabet og har fået hjælp fra Steener,

der er revisor. Han er kommet til at betale lidt over 4000kr for meget til

to havelejere, der solgte deres haver. René kontakter de tidligere ejer

og undersøger, hvad der sker.

o Vi skal have revisor på lidt oftere. Steener vil gerne hjælpe René.

o Når man har lagt noget ud, så skal man sende et billede eller et bilag til

kasseren. Skriv navn på bon og formålet (fx ”til dækning af

sommerfest”).

11. Kommende arrangementer:

o 1. juni Børnedag: Andrea? Christine tager kontakt.

o 23. juni Sankt Hans: René står for bål. Vi må nok ikke tænde grill, men

kan måske give øl og vand. Christine taler med Lotte om børnebål.

12. Skurvognsvagter: 18.00-19.00

o 20.05.2021: René og Dan

o Christine sender mail ud, hvor man kan melde sig på. Man skal helst

være 2.

o 27.05.2021:

o 03.06.2021:

o 10.06.2021: Poul Erik

13. Kommende bestyrelsesmøde:

o Christine sender dato forslag ud til midt i juni.

14. Evt.

Bilag 1: Tilbud om pakkeboks

Jeg skriver for at tilbyde jer muligheden for at få opstillet en gratis pakkeboks.

Et nyt netværk af pakkebokse etableres lige nu for at gøre det lettere for alle danskere at

hente deres pakker mere fleksibelt og mere bæredygtigt. De nye pakkebokse kaldes

Nærboks, der har fokus på nem, hurtig og fleksibel afhentning af pakker.

Med Nærboks bliver hverdagen lettere, da man slipper for at skulle starte bilen for at hente

en pakke eller stå i kø på posthuset. Nærboks er et nemt koncept, da boksen er gratis,

den kan opstilles på under fem minutter og den kræver ikke strømtilslutning eller anden

montering. Dermed er Nærboks også fleksibel, hvis området skal renoveres. Boksen skal

helst stå på et solidt underlag og gerne op til en mur eller hæk. Som samarbejdspartner er

der ingen forpligtelser i henhold til at have en Nærboks, da vi står for alt vedligeholdelse af

boksen.

Nærboks er et åbent netværk, hvilket betyder at alle distributører kan levere pakker dertil.

Lige nu er det PostNord, Bring og DHL, der leverer pakker i Nærboks. Senere kan en

Nærboks også anvendes til andre ting, såsom returpakker og deleøkonomi.

Vi har fra nuværende partnerskaber mange positive erfaringer med at placere Nærboks

ved beboelsesejendomme, da det bliver meget nemmere for beboere at hente deres

pakker. I er velkommen til at læse mere på hjemmesiden www.nærboks.dk eller til at

kontakte mig for en nærmere dialog.

Bilag 2: informationer fra forbundet om generalforsamling

NYE REGLER FOR FYSISKE GENERALFORSAMLINGER FRA 06. MAJ

Danmark er i fuld sving med at genåbne. Vi har tidligere skrevet om vigtige datoer

for, hvornår forsamlingsforbuddet mindskes. Disse regler gælder stadig, men nu er

der kommet særlige regler, der supplerer de gældende.

Større, siddende forsamlinger

De nye regler for ”siddende forsamlinger” betyder, at I nu kan være forsamlet op til

1000 personer, hvis I er inddelt i sektioner af 500 personer. Vi kan derfor se, at det

er muligt for stort set alle vores haveforeninger at afholde generalforsamlinger. I må

dog ikke afholde dem i jeres egne forsamlingshuse/lokaler.

Krav til lokalet

Indtil d. 23. maj gælder forbuddet mod at holde foreningslokaler lukket. Det

betyder, at vi kan forvente en ny bekendtgørelse inden 23. maj, og det vil fremgå af

den, om I efterfølgende kan benytte foreningslokalerne til de fysiske

generalforsamlinger.

Indtil I igen kan være i jeres foreningslokaler, skal I afholde generalforsamlingen et

sted, hvor professionelle erhvervsdrivende har ansvaret for lokalet (dvs.

konferencesteder, hoteller osv.), så de kan hjælpe jer med at instruere jer i de

forskellige regler. Hvordan skal I f.eks. give medlemmerne taleret? Skal det være

med eller uden mundbind? Skal de gå på en talerstol eller kan man sende en

mikrofon rundt osv. I skal altså ikke booke jer ind på skoler m.v.

I er velkomne til at skrive i jeres indkaldelse, at der kommer endelig information om,

hvor generalforsamlingen afholdes, når I ved, om I kan bruge foreningens lokaler,

eller om I skal finde et andet sted.

Krav til siddende forsamlinger

Hvis I overvejer at afholde de fysiske generalforsamlinger, er der en række krav, I

skal opfylde.

 Det er ikke et krav, men en rigtig god idé at foretage deltagerregistrering med

navn og kontaktinfo. Det kan være, der efterfølgende bliver behov for

smittesporing

 I må maks. være 1000 personer og de skal opdeles i grupper på maks. 500

personer

 Det er et lovbestemt krav, at deltagere skal fremvise coronapas. Det gælder

for alle fra 15 år og opefter. Da bestyrelsen er ansvarlig for

generalforsamlingen, er det dem, der skal sikre, at kravet efterleves. Det er

lovligt at afholde generalforsamlingen, selvom nogle medlemmer ikke har

coronapas og derfor ikke kan deltage. Det er ikke lovligt at nægte medlemmer

adgang, som kan fremvise negativ test/coronapas, men som ikke har meldt sig

til. I må som bestyrelse derfor påregne, at der kan komme lidt flere, end dem,

der har tilmeldt sig.

 Lokalet skal have mindst 2 m2 pr. person.

 Deltagerne skal sidde min. 1 meter fra hinanden (undtagen hvis det er familie,

der er i samme ”boble”)

 Deltagerne skal sidde ned og have faste pladser

 I denne situation er det lovligt i god tid at kræve tilmelding til

generalforsamlingen. Det er noget, vi anbefaler, at I gør, da bestyrelsen skal

have tid til at sikre arealkrav og afstandskrav

 Når I ikke sidder ned, skal I bruge mundbind/visir og det gælder for deltagere

fra og med 12 år og opefter

 I må ikke servere mad/spise mad

 Hvis I er flere end 500 deltagere, skal I udarbejde en sundhedsplan. Se §9 her

 I skal have fokus på ventilation

 I skal sikre, at der er information om de almindelige coronaregler, og alle

deltagere skal have adgang til håndsprit eller vand og sæbe